יום שעובר אינו חוזר
מומחה בינלאומי לניהול זמן הרצה בפני סטודנטים למנהל עסקים באוניברסיטת הארווארד היוקרתית, הוא פנה לקהל והודיע אנחנו עומדים לערוך ניסוי. המרצה הנערץ התכופף מתחת לשולחן והוציא משם מיכל זכוכית שקוף. לאחר מכן לקח אבנים בגודל כדור טניס והכניס אותן למיכל עד שלא היה עוד מקום.
האם המיכל מלא? שאל את הסטודנטים.
כולם הנהנו בראשם בחיוב.
הוציא המרצה שקית שהכילה חצץ והוסיף את תכולתה למיכל עד שהתמלא.
האם המיכל מלא? שאל שוב
כל הסטודנטים הנהנו בחיוב.
עתה לקח המרצה שקית שהכילה חול והוסיף את תכולתו למיכל עד שהתמלא.
האם המיכל מלא? שאל שוב
הפעם הבינו כבר הסטודנטים את הכיוון וענו בשלילה.
יפה מאוד אמר המרצה לקח כד מים ושפך אותו לתוך המיכל שהתמלא כבר קודם באבנים, חצץ וחול.
מה האמת הגדולה שעולה מהניסוי הזה שאל, מה מוסר ההשכל?
קם אחד הסטודנטים וענה: ככל שנראה שהיומן האישי שלנו גדוש ועמוס פעילויות אם באמת נתאמץ נוכל לדחוף עוד משהו.
לא ולא השיב המרצה-
האמת הגדולה של הניסוי הזה מלמדת שאם לא מכניסים בזמן את ה"אבנים הגדולות" את מה שבאמת חשוב לנו – הבריאות, המשפחה, האהבה, איכות החיים, ההתנדבות, הגשמת החלומות והקריירה.
לא נוכל להכניסם עוד לעולם.
עצת הזהב השבועית
הזמן הוא משאב יקר – יום שעובר אינו חוזר.
ל"ג בעומר חל ב-י"ח אייר בספירת 33 ימים לעומר. כידוע מחג הפסח עד חג השבועות סופרים 49 ימים, ספירה זאת נקראת ספירת העומר מכיוון שהיא מתחילה במנחת העומר בט"ז בניסן – ליל שני של חג הפסח ומסתיימת בחג השבועות.
ספירת העומר נועדה להזכיר לנו שהזמן הוא מצרך יקר ביותר וכי אין שום הון בעולם שיוכל להחזירו.
בספירה של 49 ימים בשנה אנו מקבלים תזכורת לחשיבותו העליונה של הזמן, אנחנו מטהרים ומתקדשים לקראת חג מתן תורה.
ע"מ להמחיש את "אוצר הזמן" תתארו לכם שיש בנק המעביר לחשבונכם כל יום 864,000 ₪, חשבון זה אינו מתקזז עם חשבונות קודמים שלכם ובכל סוף יום מוחקים את היתרה ומפקידים לכם מחדש את אותו הסכום. אין ספק כי אילו היה בנק כזה הייתם רצים ומוציאים מיד כל יום את הכסף.
הזמן דומה לכסף: 864,000 שניות מוענקות לנו כל יום מחדש. ה"זמן עף" כאשר אין תכנון וסדר יום, הזמן שאיבדנו הוא בלתי הפיך, אין אפשרות לקחת "על החשבון" או לשלם למפרע.
אז איך עושים את זה? איך מנהלים את חשבון בנק הזמן שלנו?
בראש ובראשונה רוכשים יומן מנהלים הכוונה היא ליומן בגודל ספר שכאשר הוא פתוח רואים את התכנון השבועי. זה חשוב מאוד לתרגול היכולת לנהל זמן (עוד בטרם אנו רצים ליומן האלקטרוני). חשוב מאוד לנהל את הזמן ביחידות של שבוע, בשבוע אחד יש 168 שעות (24 שעות ביממה כפול 7 ימים) כשמורידים שעות שינה, אכילה והתארגנות (שהן 63 שעות בשבוע) נותרות לנו רק 105 שעות לתכנון שבועי.
הקפידו על כתיבה מסודרת ביומן תוך הדגשת הפרטים הקטנים.
תשאירו מקום לביצוע שינויים ותיעוד של הפקת לקחים שהם הפער בין התכנון שעשיתם לביצוע בפועל.
ארגון הזמן וניהולו מחייב קביעת סדרי עדיפויות תזכרו שדברים יכולים להשתבש שהמציאות חזקה לפעמים יותר מכל תכנון ובמקרים רבים קורה שהתכנון משתבש בשל אירוע לא צפוי וצריך לתקן.
ניהול זמן מיטבי קשור ליכולתנו לאמוד נכון את הזמן הנדרש לביצוע כל משימה והן את מדידת הזמן שהושקע בביצוע המשימה בפועל.
ניסוי וטעייה לדיוק מרבי בתכנון לוח הזמנים השבועי בין המשימות.
אנחנו מתמודדים עם שני סוגי זמן: זמן אובייקטיבי הנמדד ע"י השעון וזמן מנטלי התלוי במצב הרוח שלנו – הזמן עובר מהר בפגישה עם מישהו מעניין שאנחנו אוהבים או בצפייה בסרט מרתק ולפיכך לניהול נכון של הזמן יש השלכות גם על רווחתנו ובריאותנו הנפשית והגופנית.
הקפידו לבחון את תכנון הזמן לעומת הביצוע, הפיקו לקחים וקבעו את תכנית השבוע הבא בהתאם למסקנות והלקחים מהשבוע הקודם.
תדרשו מהסובבים אתכם להודיע לכם על כל שינוי בתכנית.
אל תשכחו לשבץ בתכנית השבועית את ה"אבנים הגדולות" את כל מה שהכי חשוב לכם וליקירכם, אחרת היומן השבועי שלכם יהיה מלא רק בחצץ חול ומים.
"אל תגידו אין לי זמן, יש לכם בדיוק את אותן מספר השעות ביממה שהיו לאלברט איינשטיין, לאונרדו דה-וינצ’י, מיכאלנג’לו, פיקאסו, הלן קלר ואחרים" (ג’קסון בראון)
לכל זמן ועת לכל – חפץ תחת השמים (קהלת)
ממליץ לקרוא את ספרו של ג’ף דוידסון "ניהול זמן המדריך שלכם לחיים".
חיים ליפא, כותב הטור על עתידנות ותעסוקת עתיד, מייסד ומפתח מודל ה-GPS האנושי לשדרוג הפוטנציאל האין סופי של המוח.